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纳卡检测《保护客户机密和所有权程序》
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  • 2021-08-24
《保护客户机密和所有权程序》

1   目的
保护客户机密信息和所有权,包括保护以电子方式存储和传输给客户的检验检测结果,维护国家、客户的合法权益。

2   适用范围
适用于本公司对客户的样品、信息、检验检测结果等机密信息和所有权的保密。

3   职责
(1) 总经理应确保实施保护客户机密和所有权的各项措施,及时处理违反保护客户机密和所有权、损害客户合法权益和本公司声誉的事宜。
(2) 样品管理员负责客户样品信息的保密。检验检测人员对客户的样品、原始记录、检验检测结果等负保密责任。
(3) 资料管理员按照本程序的要求做好各种国家秘密信息、商业秘密信息和客户信息的保密管理;总经理批准借阅保密资料。   
(4) 质量负责人每半年对各项保护客户机密信息和所有权措施的实施进行检查,并将检查结果报告总经理。

4   工作程序

4.1 公司保证:

(1) 对在检验检测活动中获得或产生的所有信息承担保密管理责任。公司应将准备公开的相关信息事先通知客户。除非客户公开的信息,或者公司与客户有约定(例如:为回应投诉时),其他所有信息都被视为客户专有信息,应予保密。
(2) 除非相关法律有明确的规定外,公司依据法律要求或合同授权透露保密信息时,都应将所提供的信息通知到相关客户或个人。
(3) 公司从客户以外的渠道获得有关客户的信息时(例如投诉人投诉时,或监管机构转达投诉或调查、处理相关投诉时),应在客户和公司之间保密。除非信息的提供方同意,公司应为信息提供方保密,且不得告知客户。
(4) 除非相关法律有明确的规定外,包括合同方、外部机构人员或代表本公司的个人,应对在实施检验检测过程中获得或产生的所有国家秘密信息、商业秘密信息和客户秘密信息保密。

4.2 总经理应确保实施保护客户机密信息和所有权的各项措施:

(1) 本公司所有员工应与本公司签订《承诺书》,明确保证、严格执行保护国家秘密、商业秘密和客户的机密信息和所有权的规定。
(2) 样品管理员应为客户提供的样品信息和技术资料保密,未经客户和本公司领导允许,严禁公开相关信息。客户对检验检测项目等有特殊保密要求时,样品管理员应在委托单上写明“机密”,检测部负责人接到带有“机密”标识的样品时,应指定专人负责此项检验检测工作,以保证满足客户的特殊保密要求。
(3) 检验检测人员对检验检测的原始记录、检验检测结果,未经客户和本公司领导允许,严禁公开。每月初5日内,检验检测人员应将原始记录等技术资料整理好交资料管理员整理、归档保存。
(4) 未经公司总经理同意,本公司以外人员不得进入本公司检验检测区域。在确保其他客户机密的前提下,经公司总经理同意,综合部负责人安排本公司人员陪同下,允许客户或其代表到实验室监视与其有关的检验检测操作等。
(5) 检验检测人员或报告编制人员在打印检验检测报告时,应设置密码,严禁无关人员进入。
(6) 检验检测报告一般由客户向资料管理员当面领取。当客户要求采用电话、传真、邮件等方式传递检验检测报告时,资料管理员必须执行以下保密措施:
a. 应按约定的时间、号码,在确认接受者为客户或客户指定的人员时,资料管理员方可用电话、传真、邮件等方式传递;资料管理员应填写《检验检测报告发放记录》,填写传真日期和接受者信息并签名,以便追溯。
b. 资料管理员应对发送检验检测报告电子邮件的计算机设置密码,由专人负责发送,其它人员不得随意使用。
c. 传真后的检验检测报告原件和《检验检测报告发放记录》由资料管理员妥善保存。
(7) 由资料管理员编目、已存档的原始记录、检验检测报告副本等未经公司总经理同意不得查阅、外借和复印。如需查阅、外借和复印按《记录管理程序》执行。   
4.3 质量负责人除日常组织检查监督外,每半年对公司保护客户机密信息和所有权的各项措施实施情况进行综合检查,并将检查结果报告总经理。

4.4违规处理

4.4.1 一旦发现违反本公司保护客户机密信息和所有权规定的行为,公司人员均应及时报告质量负责人,由质量负责人按公司有关规定,提出对当事人的处理意见,报告总经理批准并执行。
4.4.2 凡发现并经查实本公司有违保密性的人员和责任事故,由总经理按本公司有关规定和相关法律法规严肃处理。因泄密引起经济、法律纠纷的,除了由本公司承担相关责任外,按相关法律法规和公司有关规定追究当事人应承担的经济、法律责任。
4.5 资料管理员按照《记录管理程序》的规定保留相关记录。
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